Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, interner Regeln, der Prinzipen unserer Verhaltensgrundsätze sowie des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei der Volkswagen Group IT Solutions GmbH (VWGIS) oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer eigenen Beschäftigten oder denen unserer Zulieferer zu erfahren und dieses zu unterbinden. Deshalb betreibt das Zentrale Aufklärungs-Office ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem.

Eine wichtige Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz des fairen Verfahrens. Es garantiert den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber, Betroffene und Beschäftigte, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken. Dazu gehört auch, dass wir Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anbieten. Wir versichern keine Maßnahmen zu ergreifen, um anonyme Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbrauchen. Benachteiligungen von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern sowie allen Personen, die zu Untersuchungen bei der VWGIS beitragen, werden nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Untersuchungen werden mit äußerster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Verfahren verarbeitet.

Wie bearbeiten wir Ihren Hinweis?

Qualifizierte und erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zentralen Aufklärungs-Offices prüfen alle Meldungen auf potenziell schwere Regelverstöße durch Beschäftigte des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen ihnen systematisch nach. Zunächst erhalten Hinweisgebende eine Eingangsbestätigung. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office den Hinweis. Dies beinhaltet die Beschaffung von Informationen insbesondere von Hinweisgeberinnen und Hinweisgebern. Nur wenn sich daraus ein Anfangsverdacht auf einen potenziellen Regelverstoß ergibt, wird eine geeignete Untersuchungseinheit mit der Untersuchung des Falls beauftragt. Anschließend bewertet das Aufklärungs-Office die Untersuchungsergebnisse und spricht im Fall eines festgestellten Fehlverhaltens eine geeignete Sanktionsempfehlung aus. Informationen über den Bearbeitungsstatus* des Hinweises sowie über das Ergebnis einer möglichen Untersuchung werden den Hinweisgebenden unverzüglich mitgeteilt.

Potenzielle Verstöße gegen den Code of Conduct für Geschäftspartner, einschließlich schwerwiegender Risiken und Menschenrechts- und Umweltverletzungen durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Zentralen Aufklärungs-Offices gemeldet werden. Das gilt ebenso für sonstige Meldungen, die sofortige Maßnahmen durch das Unternehmen erfordern. Das Aufklärungs-Office informiert die zuständigen Stellen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehören insbesondere erforderliche Maßnahmen zur Minimierung oder Beendigung von Verstößen und/oder Risiken.

Weitere Informationen über die diesbezüglichen Verfahrensgrundsätze finden sich hier. 

*Die Bearbeitungszeit kann variieren und hängt u.a. vom Gegenstand des Hinweises ab.

a) Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das ein Volkswagen Group IT Solutions GmbH Produkt oder eine Dienstleistung betrifft?

Bitte wenden Sie sich bei Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen der Volkswagen Group IT Solutions GmbH an feedback@vwgis.de. 

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesbezügliche Anliegen nicht weiterleiten und aus Zuständigkeitsgründen auch nicht tätig werden können.

b) Eine Verdachtsmeldung zu potenziellem Fehlverhalten an unser Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle, um potenzielles Fehlverhalten von Beschäftigten von der Volkswagen Group IT Solutions GmbH, Verstöße gegen Code of Conduct für Geschäftspartner oder menschenrechtliche und umweltbezogenen Risiken und Verstöße in unserer Lieferkette zu melden.

Dies berührt jedoch nicht das gesetzlich verankerte Recht, sich wie unten beschrieben an die zuständigen Behörden zu wenden.

Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können ebenfalls an das Zentrale Aufklärungs-Office gerichtet werden.

Darüber hinaus kann unser lokaler Compliance-Beauftragter/verantwortliche Funktion in allen Angelegenheiten des Hinweisgebersystems auch über antje.herrmann@volkswagen.de angesprochen werden.

Externer Meldekanal für Deutschland

Die Regierung von Deutschland hat Behörden benannt, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldekanäle entgegennehmen. Der externe Meldeweg ist: Bundesamt für Justiz (BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).